Erläuterungen zu Telefonaufträgen

Nebenstellen sind normalerweise nicht personengebunden. Änderungen werden in der Regel für eine Nebenstelle beauftragt. Beachten Sie bitte, dass (ausser bei IP-Telefonen) die Nebenstellennummer an die Dose und nicht an den Apparat gebunden ist.
Die Zuordnung zu Personen erfolgt über einen Telefonbucheintrag.

Obwohl die vollelektronische Abarbeitung das Ziel ist, müssen Sie im Moment den Auftrag formal in Papierform einreichen.
Das vorliegende elektronische Formular unterstützt Sie bei der Erstellung des Ausdruckes.

Beachten Sie bitte den Hinweis Anschlüssen ohne Personenzuordnung.

Folgende "Prozesse" können durch einen Auftrag initiiert werden:

Neuanschluss
1. Neuanschluss Freischaltung einer Telefondose und Anschluss eines noch nicht vorhandenen Apparates.
Die Rufnummer der Nebenstelle wird durch den Telefontechniker festgelegt.
Optional kann die Art des Apparates (schnurlos oder drahtgebunden) als Kommentar festgehalten werden.
Änderungen
2. Verlegung einer Nebenstelle Die Nebenstellennummer soll von ihrem bisherigen Ort auf eine neue Dose an einem anderen Ort verlegt werden.
3. Systemumleitung Anrufe an eine Nebenstelle können fest an eine andere Nebenstelle, an Mobiltelefone oder Anrufbeantworter weitergeleitet werden.
Achtung: diese Umleitungen sind nur durch den Telefontechniker zu schalten.
Die Systemumleitung kennzeichnen Sie bitte im Bemerkungsfeld, etwa so: "Auf Zielrufnummer umleiten."
4. Änderung Display-Text Beim Anruf von einer Nebenstelle wird zum Angerufenen neben der Nebenstellennummer der sog. Display-Text übermittelt.
Beachten Sie bitte bei der Wahl des Display-Textes, dass dieser Auskunft über Ort, Lage und Nutzer der Nebenstelle liefern soll.
Beispiel: der Display-Text für die Nebenstelle an Ihrem Büroarbeitsplatz sollte Ihren Namen anzeigen, wenn Sie der alleinige Nutzer sind. Teilen Sie sich hingegen die Nebenstelle mit einem Kollegen oder befindet sich die Nebenstelle in einem Laborbereich, so ist eine Ortsangabe oder verbale Beschreibung (z.B. "Labor FWxxx") sinnvoller.
5. Gesprächsberechtigungen Nebenstellen werden per se national freigeschaltet, d.h. Gespräche sind "nur" innerhalb Deutschlands möglich.
Auf Antrag kann eine internationale Freischaltung erfolgen. Ebenso kann eine Beschränkung auf FSR interne Rufziele eingerichtet werden.
Die internationale Freischaltung bedarf einer Begründung und der Genehmigung durch Ihren Institutsdirektor bzw. den Leiter der Zentralabteilung.
Abmelden von Nebenstellen
Abmelden einer Nebenstelle Die Abmeldung einer Nebenstelle beinhaltet
  • die Rückgabe des angeschlossenen Apparates an den Telefontechniker
  • die Deaktivierung des Anschlusses durch den Telefontechniker
Die Abmeldung formulieren Sie bitte verbal im Bemerkungsfeld des Auftrages.
Hinweis: Wenn zum Beispiel ein Gastwissenschaftler seinen Aufenthalt beendet, d.h. sein Büro räumt, das Büro aber weiterhin in Benutzung bleibt (inkl. Telefon), so melden Sie die Nebenstelle nicht ab, sondern lassen Sie Display-Text, Telefonbucheinträge und ggf. Mehrwertdienstzuordnungen (Xpression, CTI) ändern.
Zusatzdienste
6. Xpression Xpression ist eine Voice- und Fax-Lösung, die Ihnen einen Anrufbeantworter und eine Faxbox zur Verfügung stellt.
Bitte beachten Sie, dass Fax- und Anrufbeantworter auch hier für die Nebenstelle geschaltet werden. Eingehende Faxe werden via e-mail weitergeleitet. D.h. Xpression kann nur für eine Kombination (Nebenstelle,Nutzer) aktiviert werden. Dieser Nutzer kann allerdings ein Pseudo-Nutzer (z.B. eine Mailgruppe) sein. Falls Sie hierzu Fragen haben, setzen Sie sich bitte mit dem Rechenzentrum in Verbindung.
Falls Xpression für einen Nebestelle aktiviert ist, so lautet die Fax-Rufnummer für diese Nebenstelle: +49 351 260 1 Nebenstellennummer
7. CTI/XPhone Hierbei handelt es sich um eine Klientenanwendung (nur unter Windows lauffähig), die Ihnen
  • Telefonbücher mit automatischer Wahlmöglichkeit,
  • Anrufprotokolle (eingehend, ausgehend, abwesend),
  • die Anzeige der Anruferidentifikation auf Ihrem Bildschirm sowie
  • eine Team-Funktion (Überwachung von Nebenstellenzuständen)
zu Verfügung stellt.
Telefonbucheinträge
8. Hinzufügen und Entfernen eines Eintrages Wie bereits erwähnt findet die Zuordnung zwischen Personen und Nebenstellen ausschliesslich über das Telefonbuch statt. D.h. Sie können für eine Nebenstelle einen Nutzer eintragen bzw. streichen lassen.
Faxgeräte
Hinzufügen und Entfernen von Faxgeräten Wählen Sie explizit den Endgerätetyp "Fax" aus. Alle anderen Prozesse und Funktionen werden genau so, wie bei einem "normalen" Telefon behandelt.
Alle Fälle können innerhalb eines Auftrages abgehandelt werden, d.h. Sie können z.B. eine neue Nebenstelle beauftragen und gleichzeitig für diese den Display-Text setzen und Xpression aktivieren lassen. Hinweis für Anschlüsse ohne Personenzuordnung: Obwohl über den Standort des Anschlusses implizit die Organisationseinheit der dieser Anschluss zugeordnet ist vorgegeben ist, spezifizieren Sie die Organisationseinheit bitte zusätzlich im Kommentarfeld.
Bei Personenzuordnung wird die Organisationseinheit automatisch mitgeliefert. Das folgende Diagramm beschreibt die Prozessführung bei der Auftragsabarbeitung: