Publikationsdatenbank des FZD

Die Publikationsdatenbank des FZD wird seit 1993 geführt. Der anfangs in einer DBASE-Datei verwalteten Publikationen wurden 1995 in eine MS Access-Datenbank über­nom­men. Im November 1998 startete die Oracle-basierte Verwaltung aller Publikationen im FZD mittels einer Web-basierten dezentralen Dateneingabe durch den Autor oder einen Beauftragten. Die Prüfung des Eintrages erfolgt durch den zuständigen Leiter oder Publikationsverantwortlichen on­line.

Erfassung und Genehmigung wissenschaftlicher Publikationen

Die Erfassung und Genehmigung wissenschaftlicher Publikationen im FZD ist in der Publi­kationsordnung ge­regelt. Im Wesentlichen gilt, dass jede wissenschaftliche Veröffentlichung mit Betei­ligung eines FZD-Mitarbeiters dem zuständigen Leiter anzuzeigen ist und durch diesen ge­nehmigt werden muss. Die Bibliothek ist für die Dokumentation der freigegebenen und er­schienenen Publikationen des FZD verantwortlich.

Mit der vom WTR beschlossenen Online-Erfassung von Publikationen in einer zentralen Publikationsdatenbank wurde ab 1999 ein Online-Genehmigungsverfahren eingeführt, wel­ches den gesamten Organisationsprozess unterstützt.

Schritte des Online-Genehmigungsverfahren

Die Online-Erfassung der bibliographischen Daten der Veröffentlichung (Menüpunkt Erfas­sen) sollte in der Regel vom erstgenannten Autor des FZD oder eines Beauftragten erfolgen. Dieser ist dann Eigentümer des Datensatzes und kann ggf. erforderliche Änderungen vorneh­men. Zusätzlich können je Institut zusätzliche Bearbeiter festgelegt werden, die alle Da­tensätze des Institutes bearbeiten können.

Die Nutzer-Eingabe von Publikationsdaten der Schritte 1 und 2 erfolgt in mehreren Teilschritten durch einen Assistenten geführt.

  1. Anlegen des Publikations-Stammsatzes (Titelsatz)
    • Schutzrechtliche Auswertung erforderlich?
    • Wenn Ja Abbruch der Eingabe. Diese ist mit der Abteilung FVR (Recht und Patente) abzuklä­ren.
    • Titel (bei Doppeleingabe gleichnamiger Titel wird darauf hingewiesen)
    • Autoren, erstgenannter Autor des FZD, Personen sind Autoren oder Editoren?
    • Ein großes Texteingabefeld bietet die Möglichkeit, längere Autorenlisten einzulesen. Auf der nächsten Assistenten-Seite kann alternativ die Eingabe einzelnen Autoren erfolgen.
    • Abstract der Publikation (bis 4000 Zeichen ASCII/ANSI bzw. HTML kopierbar über Zwischenablage; enthält der Abstract keine HTML-Zeilenumbrüche, werden ASCII-Umbrüche als solche interpretiert)
    • Keywords (bis 500 Zeichen ASCII bzw. HTML)
    • Verantwortliches FZD-Institut, dessen Leiter die Genehmigung erteilt.
    • Weitere beteiligte Institute des FZD
    • Sprache
    • Download für Internet freischalten?
    • Speichern
  2. Der zwingend erforderliche Eintrag der Publikationsform(en) erfolgt im 2. Teil des Eingabeprozesses über den Link Publikationsform hinzufügen. Zu einem Publikations-Stammsatz können mehrere Publikationsformen zugeordnet werden (z. B. Vortrag, Poster, Zeitschrift). Diese unterliegen getrennten Genehmigungsverfahren.
    • Publikationshauptform

    • Publikationsunterform (nur bei: Wissenschaftlich-Technischen Berichte und Sonst. Reports; falls zutreffend)

    • Bereits erschienen (Ja/ Nein)

    • Erscheinungsjahr  (ggf. voraussichtliches Jahr)

    • Eingage Publikationsform-abhängiger Metadaten, wie z. B. Zeitschriften-Titel,  Band,Heft,  1. Seite,  Letzte Seite, Artikel-Nr., Digital Object Identifier (DOI), ISSN

    • Zuordnung zu Wissenschafts-Programm

    • Speichern

  3. Für jede ungenehmigte Publikationsform wird ein Genehmigungsformular zur Vorlage beim zuständigen Leiter zum Ausdruck angeboten. Dieses kann mit dem Manuskript dem Leiter übergeben werden. Der Leiter kann aber auch ausschließlich online seine Ge­nehmigung erteilen oder dies an einen Beauftragten weitergeben. Unter dem Menüpunkt Genehmigen kann sich der Leiter oder Beauftragte die noch zu genehmigenden Publikationen anzeigen lassen und per Mausklick genehmigen. Noch nicht genehmigte Publikationen sind nur für den Eintragenden und den zuständi­gen Leiter sichtbar. Die genehmigten Publikationen sind gekennzeichnet mit dem Attribut eingereicht bzw. submitted und nur von angemeldeten CMS-Nutzern bzw. im LAN des FZD (149.220.*.*) recherchierbar.
  4. Aktualisierung und Vervollständigung der bibliographischen Publikationsdaten durch den Eintragenden oder zusätzlichen Bearbeiter nachdem die genehmigte Publikation veröf­fentlicht wurde (...veröffentlicht in einer Zeitschrift, ...Vortrag gehalten auf einer Tagung am ...etc.). Dazu ist das Feld Bereits erschienen zu aktivieren. Die Veröffentlichung ist nun auch extern ohne CMS-Anmeldung recherchierbar.
  5. Volltext-Archivierung
    Es sollten möglichst immer die Volltexte der Publikation auf dem zentralen Web-Server abgelegt werden, die über die Publikationsdatenbank verlinkt werden (Link Volltext-Archivierung). Dabei ist die aktuelle Rechtslage zu beachten. Als problemlos ist das Online-Angebot von im Eigenverlag entstandenen Publikationen (Serie des FZD: Wissenschaftlich-Technische Berichte) zu betrachten oder das Verlinken zum Volltext beim Verlag.
  6. Abgabe eines zitierfähigen Pflichtexemplars (möglichst PDF, kein Manuskript) an die Bibliothek durch den Autor für die Publikationsformen Zeitschrift, Zeitschrift (unrefereed), Buch, Proceedings/Konferenzberichte, Wissenschaftlich-Technische Berichte (FZD-Report). Die Verlinkung zu einem downloadbaren Dokument entbindet von der Abgabe.
  7. Prüfung der ordnungsgemäßen Erfassung und Dokumentation der Veröffentlichung durch die Bibliothek.
  8. Primär-Daten archivieren (im Testbetrieb)

Bemerkungen zum Bearbeiten und Recherchieren:

  • Noch nicht genehmigte Publikationen sind nur für den Eintragenden, den zuständi­gen Leiter und die zusätzlichen Bearbeiter sichtbar.
  • Publikationen sind außerhalb des FZD nur recherchierbar, wenn diese erschienen und genehmigt sind.
  • Publikations-Datensätze können vom Eintragenden bzw. zusätzlichen Bearbei­ter nicht mehr bearbeitet werden, wenn diese erschienen und genehmigt sind.
  • Für eventuell notwendige Korrekturen älterer Publikationen steht eine Funktion Tippfehler melden zur Verfügung, die von der Bibliothek eingearbeitet werden.

Ausgabelisten, Recherchen, Statistiken

Es stehen umfangreiche Selektionskriterien und Ausgabeformate zur Erzeugung von Exporten und Webseiten zur Verfügung.

Menü-Funktionen Publikationsdatenbank

Die Publikationsdatenbank des FZD finden Sie unter https://www.fzd.de/publdb.

Es stehen verschiedenste Statistiken für Berichte und Evaluierungen zur Verfügung:

Statistiken Publikationsdatenbank

Online-Statistiken

Interna

Datenbankstruktur

Die Datenbankstruktur wurde zum Zweck der Dokumentation in einer MS-Access-Datei (leicht vereinfacht) nachimplementiert. Das ERM-Diagramm hängt als Grafik diesem Dokument an. Bitte beachten Sie auch die Bemerkungen zu einzelnen Feldern in der Tabellenentwurfs-Ansicht der MS-Access-Datenbank.

Die Grundstruktur der Publikationsdatenbank beruht auf der 1:n-Beziehung zwischen Publikations-Titel und einer oder mehreren Publikationsformen (Zeitschrift, Vortrag, Poster u. a.). Dadurch lässt sich ggf., wie es in einigen Statistiken gewünscht ist, die Doppelzählung von Publikationsformen vermeiden. Jede Publikation wird genau einem verantwortlichen Institut zugeordnet, welches auch die Genehmigung erteilt. Zusätzlich können weitere beteiligte Institute angegeben werden, um die Publikation z. B. auch auf Publikationslisten anderer Institute anzeigen zu können. In Statistiken ist dagegen diese doppelte Zählung meist nicht gewünscht. Auch die Zuordnung der Autoren erfolgt 1:n-fach in einer entsprechenden Autoren-Tabelle. Diese werden normiert und in verschiedenen Schreibweisen gespeichert. So lassen sich performante Index-Abfragen erstellen. Auf eine zentrale Autoren-Stammdatenverwaltung wurde aus Aufwandsgründen verzichtet.

Auf eine im relationalen Datenbankumfeld untypische Datenspeicherung muss noch hingewiesen werden. Da die Eingabeformulare für die unterschiedlichen Felder der einzelnen Publikationsformen dynamisch zur Laufzeit auf Basis der Feldbeschreibungen in Tabelle PUBL_FORMEN_FELDER erzeugt werden, werden  die Eingabewerte mit je einem Datensatz je Feldinhalt in der Tabelle PUBL_FORMEN_FELDINHALTE gespeichert. Auch Ausgabeformatierungen werden dynamisch erzeugt, aber aus Performance-Gründen eine Standardformatierung zwischengespeichert. Der Vorteil dieser Lösung besteht darin, dass zusätzliche Felder oder Änderungen in der Regel ohne Code-Änderung implementiert werden können. Nachteilig ist, dass nachträglich keine Änderung der Publikationsform ohne Weiteres möglich ist.

Publikationen in Zeitschriften werden einem Zeitschriften-Stammdatensatz zugeordnet. Diesen wählt der Eingebende aus einer Listbox aus. Für bisher unbekannte Zeitschriften steht ein Freitext-Feld zur Verfügung, welches vorbehaltlich der Prüfung eines Bibliotheksmitarbeiters, einen Zeitschriften-Stammdatensatz erzeugt. Der Vorteil besteht in der Ausgabe einheitlicher Zeitschriftenschreibweisen und zusätzlicher Zeitschriften-bezogener Statistiken.

Hintergrunddienste

  • Fehlende Publikationsformen werden per Email beim Eintragenden angemahnt.
  • Der Genehmiger wird per mehr Email über vorliegende Publikationen informiert.
  • Ein Bibliotheksmitarbeiter wird per Email über Korrekturhinweise informiert, die per Webbrowser gemeldet wurden.
  • An verschiedenen Stellen und per Email wird über 'vergessene' lt. Datenbank unveröffentlichte Publikationen hingewiesen.

ERM-Diagramm

ERM-Diagramm Publikationsdatenbank