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Verhaltenskodex (Code of Conduct) des HZDR

Inhalt:

Das unterschriebene Orginaldokument können Sie hier auch als PDF einsehen.


Vorwort

Das Helmholtz-Zentrum Dresden-Rossendorf (HZDR) hat sich in den vergangenen Jahren hervorragend entwickelt. Um den sich immer anspruchsvolleren gesetzlichen, wissenschaftlichen und wirtschaftlichen Anforderungen zu stellen, hat der Vorstand des HZDR veranlasst, einen Verhaltenskodex zu verfassen. Dieser Code of Conduct ist der Orientierungsrahmen für ein verantwortungsvolles Handeln des Vorstandes und der Führungskräfte sowie jedes einzelnen Mitarbeiters. Er benennt verbindliche Mindeststandards für das Verhalten gegenüber Geschäfts- und Kooperationspartnern und der Öffentlichkeit als auch innerhalb des Zentrums.

Ziel dieses Code of Conduct ist es, das HZDR, unsere Partner sowie unsere Mitarbeiter vor Schaden zu bewahren, der sowohl durch die Nichtbeachtung von gesetzlichen Vorschriften, von internen sowie ethischen und moralischen Regeln, als auch durch Intransparenz von bestimmten Geschäften entstehen könnte.

Jeder einzelne Mitarbeiter muss ein qualitativ hochwertiges Arbeitsergebnis anstreben sowie alle für unsere Arbeit bestimmten Gesetze, Vorschriften und Regelungen kennen und im eigenen Arbeitsumfeld persönliche Verantwortung für deren Einhaltung übernehmen. Führungskräfte haben dabei eine besondere Vorbildfunktion. Sie müssen unsere Unternehmenskultur vorleben und gegen jedes Verhalten vorgehen, dass nicht den Normen und Grundwerten des HZDR entspricht. Es ist ein Unternehmensklima zu schaffen, in dem alle Themen offen und ohne Sorge vor Repressalien angesprochen werden können.

Gemeinsam haben wir die Verantwortung für den Ruf unserer Einrichtung. Daher bitten wir alle Kolleginnen und Kollegen diesen Verhaltenskodex anzunehmen und zur Richtschnur ihres täglichen Verhaltens zu machen.

Falls Verstöße gegen den Verhaltenskodex festgestellt werden oder Bedenken zu einzelnen Grundsätzen bestehen, können sich die Mitarbeiter an ihren unmittelbaren Vorgesetzten oder direkt an den Vorstand wenden

Beratend steht Ihnen die Stabsabteilung Compliance Management zur Verfügung.

Der Vorstand des Helmholtz-Zentrum Dresden-Rossendorf e. V. am 01.12.2015

Prof. Dr. Dr. h. c. Roland Sauerbrey, Wissenschaftlicher Direktor

Prof. Dr. Dr. h. c. Peter Joehnk, Kaufmännischer Direktor


Grundsätzliche Verhaltensanforderungen

Einhaltung von Recht und Gesetz

Die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften ist für uns Selbstverständlichkeit. Jeder Verstoß kann schwerwiegende Folgen wie Schadenersatz oder Rufschädigung haben, aber auch sogar strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

Alle Führungskräfte sind verpflichtet, die grundlegenden Gesetze, Vorschriften und betriebsinternen Regelungen, die für ihren Verantwortungsbereich relevant sind, zu kennen. Die Missachtung von Regelungen kann unabhängig von den gesetzlich vorgesehenen Folgen auch disziplinarisch geahndet werden.

Schaffung eines offenen sowie vertrauens- und respektvollen Betriebsklimas

Jeder Mitarbeiter soll sich bedenkenlos zu Entscheidungsfindungen und Problemlösungen äußern können. Die Führungskräfte müssen ihre Mitarbeiter zur offenen Aussprache ermutigen und die vertrauensvolle Auseinandersetzung zu kritischen Sachverhalten fordern. Einschüchterungsversuche und Repressalien gegenüber kritischen Mitarbeitern sind nicht zu dulden. Gibt es trotzdem Vorbehalte, sich offen zu äußern, besteht die Möglichkeit, spezielle Ansprechpartner zum Code of Conduct zu kontaktieren.

Das Arbeitsumfeld muss frei von Diskriminierung sein. Jeder Einzelne hat das Recht auf eine würde- und respektvolle Behandlung. Persönliche Angriffe auf einzelne Personen aus ethnischen, religiösen oder ähnlichen Gründen werden nicht geduldet. Belästigung, Mobbing und andere Einschüchterungen sind untersagt.

Streben nach Qualität

Die Mission des HZDR, langfristig ausgerichtete Spitzenforschung auf den Gebieten Energie, Gesundheit und Materie zu leisten, ist untrennbar damit verbunden, dass jeder Mitarbeiter in seinem Bereich ein qualitativ hochwertiges Arbeitsergebnis anstrebt.

Sicherung einer guten wissenschaftlichen Praxis

Im HZDR werden die Prinzipien wissenschaftlicher Arbeit, wie lege artis zu arbeiten, Resultate zu dokumentieren, Primärdaten zu sichern, alle Ergebnisse konsequent selbst anzuzweifeln sowie strikte Ehrlichkeit im Hinblick auf die Beiträge von Partnern, Konkurrenten und Vorgängern zu wahren, stets eingehalten.

Eine große Verantwortung obliegt der Förderung des wissenschaftlichen Nachwuchses. Besonderes Augenmerk wird auf die verantwortungsbewusste Betreuung der Nachwuchswissenschaftler gelegt.

Als unabhängige Vertrauensperson steht allen Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern ein Ombudsmann zur Beratung und Unterstützung in Fragen guter wissenschaftlicher Praxis zur Verfügung. An ihn können sich die Wissenschaftler des HZDR wenden, um bei Unstimmigkeiten und in Streitfragen, diese, in einem einfachen Verfahren zu bereinigen.

Vermeidung von Interessenkonflikten

Um Interessenkonflikte zwischen privaten Belangen und betrieblichen Aktivitäten zu vermeiden, dürfen Mitarbeiter ihre Geschäftspartner nicht für private Zwecke in Anspruch nehmen, wenn ihnen dadurch ein finanzieller oder materieller Vorteil gewährt wird.

 Geschäftsbeziehungen zu Angehörigen oder sonst nahestehenden Personen oder Organisationen sind zu unterlassen. Sind Mitarbeiter von einem Interessenkonflikt betroffen, ist mit dem Vorgesetzten eine rasche Klärung herbeizuführen.

Schutz des Firmeneigentums

Das materielle und immaterielle Eigentum des HZDR ist sachgemäß zu verwenden, schonend zu behandeln und vor Verlust, Diebstahl und Missbrauch zu schützen. Es darf, soweit es keine Sonderregelungen gibt, nur für Unternehmenszwecke verwendet werden.


Verhalten im Umgang mit Geschäftspartnern und anderen Institutionen

Beziehungen zu Geschäftspartnern

Die Erwartungen der Geschäftspartner hinsichtlich Seriosität des Zentrums sind permanent zu erfüllen. Nur auf Grundlage objektiver Kriterien und Eignung sind die Geschäftspartner auszuwählen. Es werden keine Vorteile gewährt oder angenommen. Darüber hinaus gilt es darauf zu achten, dass unsere Geschäftspartner ebenfalls Recht und Gesetz einhalten.

Korrekter Umgang mit allen Institutionen und Behörden

Im Umgang mit anderen Institutionen und Behörden handeln wir stets aufrichtig und transparent. Der öffentliche Bereich finanziert uns im Wesentlichen. Wir beachten die Vorschriften im Rahmen der Zuwendungen und die Regeln über die Vergabeverfahren für öffentliche Aufträge.

Vermeidung jeder Form von Korruption und Bestechung

Alle geschäftlichen Entscheidungen werden ausschließlich im Interesse des HZDR getroffen. Die privaten Belange sind stets zurückzustellen. Jeder Mitarbeiter hat sich so zu verhalten, dass keinerlei Anschein einer Beeinflussbarkeit entsteht.

 Neben dem strafrechtlichen Tatbestand der Bestechung gehören auch ethisch moralische Praktiken wie Annahme von Geschenken oder andere Vergünstigen zur Vorteilsnahme. Einzelheiten sind in der HZDR-Richtlinie zur Korruptionsprävention geregelt. Ansprechpartner für Nachfragen und Aufnahme von Hinweisen bei Korruptionsverdacht ist der vom Vorstand bestellte Anti-Korruptionsbeauftragte des HZDR.


Umgang mit Informationen

Berichterstattung

Wir legen großen Wert auf die Richtigkeit und Vollständigkeit der von uns erstellten und dokumentierten Informationen. Alle geschäftlichen Angelegenheiten, von denen wir im Rahmen unserer Tätigkeit Kenntnis erlangen werden streng vertraulich behandelt. Jeder Mitarbeiter achtet darauf, dass seine Berichterstattung an interne und externe Partner stets vollständig, richtig sowie zeit- und formgerecht erfolgt.

Schutz geistigen Eigentums

Der Schutz geistigen Eigentums ist für uns als Forschungseinrichtung von wesentlicher geschäftspolitischer Bedeutung. Die Lizensierung von Schutzrechten erfolgt im Rahmen einer in die langfristige Profilierung des HZDR eingebetteten Schutzrechtsstrategie.

Alle Mitarbeiter des Zentrums sind verpflichtet, ihre Erfindungen unverzüglich an den Bevollmächtigten für gewerbliche Schutzrechte zu melden. Einzelheiten zur Erfindungsmeldung sowie zum Schutzrechtserwerb und zur Aufrechterhaltung von Schutzrechten sind in einer eigenen Erfindungsverfahrensordnung geregelt.

Datenschutz

Wir sind uns der hohen Sensibilität der uns anvertrauten Daten unserer Mitarbeiter, Lieferanten und anderen Partner bewusst und schützen diese durch einen sorgfältigen und vertrauensvollen Umgang.

Personenbezogene Daten werden nur erfasst oder verarbeitet, wenn diese zur Erfüllung der entsprechenden Arbeitsaufgaben unbedingt erforderlich oder gesetzlich angeordnet sind. Durch einen hohen technischen Standard wird die Absicherung der Daten vor unberechtigten Zugriff gewährleistet. Dazu sind Zutritts- und Zugangskontrollen eingerichtet. Mitarbeiter, die mit personenbezogenen Daten umgehen, erhalten gesonderte Belehrungen. Entsprechend § 41 des Bundesdatenschutzgesetzes wurde ein Datenschutzbeauftragter für das HZDR bestellt.

In der Rahmen-Betriebsvereinbarung über die elektronische Verarbeitung personenbezogener Daten und der zugehörigen Einzelvereinbarung über die elektronische Verarbeitung personenbezogener Daten im Zutrittskontrollsystem, Ausweis- und Besucherverwaltungssystem sind dementsprechende Maßnahmen beschrieben.

Nutzung und Sicherheit von IT-Systemen

Für die verwendeten IT-Systeme werden geeignete Sicherheitsmaßnahmen wie Berechtigungskonzepte, Passwörter, Technologien und Schutzsoftware getroffen. Besondere Sorgfalt gilt der Vorkehr des Datenverlustes oder -diebstahles. Mit der Berufung eines IT-Sicherheitsbeauftragten wurde dazu eine unabhängige, herausgehobene Stelle geschaffen.

Alle Mitarbeiter müssen sich dessen bewusst sein, dass die vom HZDR bereitgestellten IT-Ressourcen zur Erfüllung der geschäftlichen Aufgaben dienen und für persönliche Zwecke nur im Rahmen geltender Vorschriften genutzt werden dürfen. Entsprechende Regelungen wurden in der internen Dienstanweisung zur Nutzung der Informationstechnik und der Betriebsanweisung zum Umgang mit Social Media getroffen.

Für den speziellen Umgang mit Telemedien- und Telekommunikationsdiensten am HZDR wird auf die beiden Betriebsvereinbarungen zur Nutzung dieser Informationssysteme verwiesen.

Schutz vertraulicher Informationen

Besondere vertrauliche Informationen im allgemeinen Geschäftsverkehr als auch Kenntnisse im Rahmen von Forschungsvorhaben und Wissenschaftskooperationen sind nicht zur internen Verbreitung oder Bekanntmachung in der Öffentlichkeit bestimmt. Alle Geschäftsdokumente sind vor fremden Einblick in geeigneter Weise zu schützen. Die Auswahl von Mitarbeitern, die mit besonders vertraulichen Informationen umgehen (Personal- und Finanzbereich), erfolgt mit nachdrücklicher Sorgfalt.


Menschliche Werte und deren Schutz

Achtung der Menschenrechte

Unser ganzer Respekt gilt der Würde und der Einhaltung der Persönlichkeitsrechte aller Mitarbeiter und Geschäftspartner. Eine Diskriminierung wegen ethnischer Herkunft, Hautfarbe, Staatsangehörigkeit, Religion, Kultur, Alter, Behinderung, Geschlecht, Schwangerschaft oder sexueller Identität schließen wir aus.

Faire Arbeitsbedingungen

Wir halten uns an die gesetzlichen Bestimmungen zur Sicherung fairer Arbeitsbedingungen. Bei der Auswahl und der weiteren Entwicklung gilt Chancengleichheit für alle. Mit der Berufung einer Gleichstellungsbeauftragten sowie der Wahl einer Schwerbehindertenvertretung, einer Doktorandenvertretung und einer Jugend- und Auszubildendenvertretung werden die Rechte der Frauen, Behinderten und jungen Mitarbeiter besonders unterstützt.

Jeder Mitarbeiter hat Anspruch auf eine gerechte Entlohnung, tariflich vereinbarte Arbeitszeit und Schutz der Privatsphäre. Als Interessenvertreter der Arbeitnehmer übt der Betriebsrat des HZDR eine Kontrollfunktion über die Einhaltung der arbeitsrechtlichen Vorschriften und Betriebsvereinbarungen aus.

Dem HZDR wurde das Zertifikat zum audit berufundfamilie erteilt, was die familienfreundliche Politik der Zentrumsleitung zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie bestätigt.

Schutz zur Gesundheit vor Gefährdungen

Für ein gesundes und gefahrenfreies Arbeitsumfeld unserer Mitarbeiter wird gesorgt, indem die Gesetze und Regeln zur Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz eingehalten werden. Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz sind integraler Bestandteil unserer Betriebsabläufe.

Verantwortlich für den Gesundheits- und Arbeitsschutz ist ein hauptberuflicher Sicherheitsingenieur. Die Führungskräfte sind verpflichtet, ihre Mitarbeiter permanent über Gefährdungen zu belehren und dieses aktenkundig festzuhalten.

Der Besonderheit unseres Zentrums im Umgang mit Radioaktivität und anderen Gefahrstoffen verpflichtet, existiert ein System der Strahlenschutzüberwachung mit einem Strahlenschutz-verantwortlichen und institutsbezogenen Strahlenschutzbeauftragten. Darüber hinaus ist für den vorbeugenden Brandschutz ein Brandschutzbeauftragter bestellt. Zum Gesundheits-, Arbeits-, Brand- und Strahlenschutz wurden spezifische Betriebsanweisungen erlassen, die im Intranet des HZDR veröffentlicht sind.

Umweltschutz

Der verantwortliche Umgang mit der Umwelt gehört zu unserem Selbstverständnis. Wir sind bestrebt, die natürlichen Ressourcen zu schützen und umweltfreundliche Lösungen zu finden. In unsere Betriebsabläufe werden stets die Umweltaspekte einbezogen. Dabei orientiert sich das HZDR bei seinen strategischen Entscheidungen, bei den konkreten Maßnahmen zu deren Umsetzung, bei deren Erfüllungskontrolle sowie der abschließenden Bewertung an den Kriterien des Deutschen Nachhaltigkeitskodex.

Der Forschungsstandort Rossendorf bedarf einer großen ökologischen Verantwortung. Die Maßnahmen zur Überwachung im Sinne des Allgemeinwohles dienen dem verträglichen Umgang mit den Schutzgütern Mensch, Tier, Pflanzen, Boden, Luft und Wasser. Betriebsanweisungen wie die „Abfallordnung“ und „Wasserwirtschaftliche Regelung“ unterstützen diesen Prozess.

Zur Nachhaltigkeit trägt das Konzept „Green Campus“ sowie die Masterplanung des HZDR bei.