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Herr Dr. Michael Bussmann Tel.: +49 3581 37523 11,
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Herr Philipp von Haymerle Tel.: +49 3581 37523 21,
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Frau Weronika Mazur Tel.: +49 3581 37523 23,
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Arbeitsort/ Arbeitszeit:
Görlitz
39 h/Woche

Bewerbungsschluss:
14. Februar 2022

Jetzt online bewerben:
deutsch / englisch
Job-Id: 2022/14 (1357)

Chancengleichheit ist Bestand­teil unserer Per­so­nal­politik. Be­wer­bungen schwer­be­hin­der­ter Men­schen sind uns will­kommen.

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Helmholtz-Zentrum
Dresden-Rossendorf
Bautzner Landstraße 400
01328 Dresden

Assistenz (w/m/d) des Institutsdirektors CASUS

Das Helmholtz-Zentrum Dresden-Rossendorf (HZDR) ist eine Forschungseinrichtung mit ca. 1.400 Mitarbeitenden und Mitglied der Helmholtz-Gemeinschaft Deutscher Forschungszentren. Seine fachübergreifenden wissenschaftlichen Schwerpunkte liegen in den Forschungsbereichen Energie, Gesundheit und Materie. 

Das Center for Advanced Systems Understanding (CASUS) ist ein weltweit einzigartiges Zentrum für datenintensive Forschung im Bereich digitaler Systeme. Das CASUS wurde 2019 in Görlitz gegründet und betreibt digitale interdisziplinäre Systemforschung in unterschiedlichen Bereichen wie Erdsystemforschung, Systembiologie und Materialforschung.

Am Center for Advanced Systems Understanding ist ab 01. Juni 2022 eine Stelle als Assistenz (w/m/d) des Institutsdirektors CASUS für zwei Jahre mit möglicher Verlängerung zu besetzen.

Ihr zukünftiges Aufgabengebiet umfasst:

  • Führen der Korrespondenz und Akten und deren Verwaltung, Annahme und Weiterleitung von Telefonaten, Bearbeitung und Weiterleitung der Eingangs- und  Ausgangspost
  • Erstellung und Verfassen von Briefen, Berichten, Dokumentationen, Protokollen, Institutskorrespondenz und Präsentationen
  • Planung und Vorbereitung von (wissenschaftlichen) Meetings, Termin-/ Kalendermanagement
  • Empfang und Betreuung von Besuchern (w/m/d)
  • Unterstützung bei Personalangelegenheiten sowie von (wissenschaftlichen) Mitarbeitern (w/m/d) aus einem internationalen Umfeld
  • Durchführung des gesamten Bestellprozesses (SAP-gestützt): Angebotseinholung, Bestellung, Prüfung und Buchung des Wareneingangs und buchhalterische Abwicklung von Bestellungen inklusive Inventarisierung
  • Unterstützung bei der Vorbereitung von internationalen Workshops und Tagungen im Sinne eines wissenschaftliches Sekretariats
  • Zusammenarbeit mit der zentralen Verwaltung in Dresden-Rossendorf (Abrechnungen, Anträge, Dokumentation, Prozessabläufe)
  • Unterstützung der administrativen Verwaltung in Görlitz bei unterschiedlichen Angelegenheiten, Aufgaben und Projekten
  • Reisekostenmanagement (Organisation von Reisen und Unterstützung bei deren Durchführung und Abrechnung)
  • Sekretariatsaufgaben

Ihr Profil:

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung

  • Mehrjährige Berufserfahrung als Assistenz, vorzugsweise im wissenschaftlichen Bereich

  • Sehr gute MS-Office und SAP Kenntnisse, gute Kenntnisse im Umgang mit Onlineinhalten, Onlineangeboten und Kommunikationsmitteln (wie z. B. gängige Videokonferenzsysteme, Messenger Dienste und Onlinedatenverarbeitung und  -verwaltung)

  • Sehr gute Deutsch und Englischkenntnisse in Wort und Schrift, Polnischkenntnisse sind von Vorteil

  • Ausgeprägte Teamfähigkeit und sehr gutes Kommunikationsvermögen, hohe Organisationskompetenz

  • Interkulturelle Kompetenz, sowie serviceorientiertes Denken und Handeln

  • Fähigkeit Prioritäten zu setzen und termingerecht zu arbeiten

  • Selbstständige, strukturierte und effiziente Arbeitsweise mit Fokus auf Details und Flexibilität

  • Geschätzt wird Erfahrung in der Arbeit in einem internationalen wissenschaftlichen Umfeld

  • Wünschenswert sind Erfahrungen im Öffentlichen Dienst (z.B. besonderen Anforderung an Beschaffung, Dokumentation und Personalwesen)

  • Von Vorteil sind Auslandserfahrung

Unser Angebot:

  • Ein spannendes Arbeitsumfeld auf einem attraktiven Forschungscampus
  • Hohe wissenschaftliche Vernetzung und wissenschaftliche Exzellenz
  • Eine zunächst auf zwei Jahre befristete Beschäftigung mit der Möglichkeit einer längerfristigen Perspektive
  • Vergütung und Sozialleistungen nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD-Bund)
  • 30 Urlaubstage pro Jahr
  • Betriebliche Altersvorsorge (VBL)
  • Vereinbarkeit von Privatleben und Beruf unterstützen wir mit:
    • Möglichkeit zur Teilzeitbeschäftigung
    • Flexiblen Arbeitszeiten

    • Betrieblichem Gesundheitsmanagement

Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, usw.) reichen Sie bitte ausschließlich über unser Online-Bewerbungsportal ein.