Organisationseinheit:
CASUS
Arbeitsort/ Arbeitszeit:
Görlitz
Vollzeit
Einstellung:
1. April 2025
Befristung:
24 Monate
Fragen zur Stelle beantwortet Ihnen gern:
Herr Prof. Dr. Thomas Dae-Song Kühne Tel.: +49 3581 37523 107
Bewerbungsschluss:
27. Februar 2025
Jetzt online bewerben:
deutsch / englisch
Job-Id: 2025/36 (2035)
Am HZDR fördern und schätzen wir die Diversität unserer Mitarbeitenden. Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit vielfältigen Hintergründen unabhängig von Geschlecht, ethnischer und sozialer Herkunft, Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.
Helmholtz-Zentrum
Dresden-Rossendorf
Bautzner Landstraße 400
01328 Dresden
Projektmitarbeiter/Assistenz (w/m/d) des Institutsdirektors
Mit Spitzenforschung in den Bereichen ENERGIE, GESUNDHEIT und MATERIE engagieren sich rund 1.500 Mitarbeitende aus mehr als 70 Nationen am Helmholtz-Zentrum Dresden-Rossendorf (HZDR), um die großen gesellschaftlichen Herausforderungen unserer Zeit zu meistern.
Das Center for Advanced Systems Understanding (CASUS) ist ein weltweit einzigartiges Zentrum für datenintensive Forschung im Bereich digitaler Systeme.
Zur Verstärkung des Instituts CASUS suchen wir Sie als Projektmitarbeiter/Assistenz (w/m/d) des Institutsdirektors.
Das sind Ihre Aufgaben
- Bearbeitung von Sekretariatsaufgaben
- Reisekostenmanagement (Organisation von Reisen und Unterstützung bei deren Durchführung und Abrechnung)
- Kommunikation und Abstimmungen mit internen und externen internationalen Wissenschaftlern (w/m/d)
- Enge Kooperation mit der TU Dresden und anderen deutschen wissenschaftlichen Hochschuleinrichtungen
- Planung, Analyse, Überwachung und Verwaltung der Haushalts- und Drittmittel des Instituts CASUS mittels SAP R/3 und PROMAN sowie TravelWeb
- Planung, Überwachung, Kontrolle und Reporting von Kosten in bestimmten Forschungsbereichen und Gruppen, Verwaltung und Open Projekte (SOLL-IST Analyse und Empfehlungen/ finanzielle Vorhersage)
- Unterstützung bei der Vorbereitung von internationalen Workshops und Tagungen im Sinne eines wissenschaftlichen Sekretariats
- Führen der Korrespondenz und Akten und deren Verwaltung, Annahme und Weiterleitung von Telefonaten, Bearbeitung und Weiterleitung der Eingangs- und Ausgangspost
- Erstellung und Verfassen von Briefen, Berichten, Dokumentationen, Protokollen, Institutskorrespondenz und Präsentationen
- Planung und Vorbereitung von (wissenschaftlichen) Meetings, Termin-/ Kalendermanagement
- Empfang und Betreuung von Besuchern (w/m/d)
- Unterstützung bei Personalangelegenheiten von (wissenschaftlichen) Mitarbeitern (w/m/d) aus einem internationalen Umfeld
- Durchführung des gesamten Bestellprozesses (SAP-gestützt): Angebotseinholung, Bestellung, Prüfung und Buchung des Wareneingangs und buchhalterische Abwicklung von Bestellungen inklusive Inventarisierung
- Unterstützung der administrativen Verwaltung in Görlitz bei unterschiedlichen Angelegenheiten, Aufgaben und Projekten
- Zusammenarbeit mit der zentralen Verwaltung in Dresden-Rossendorf (Abrechnungen, Anträge, Dokumentation, Prozessabläufe)
- Mitarbeit bei zentralen, strategischen Projekten zur Unterstützung des Instituts/Institutsleitung
Das zeichnet Sie aus
- Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Berufserfahrung als Assistenz oder Projektassistenz, vorzugsweise im wissenschaftlichen Bereich
- Erfahrung mit Reisekostenmanagment und Reisekostenrecht
- Kenntnisse der Arbeit in einem wissenschaftlich geprägten Umfeld
- Sehr gute Fähigkeit, Informationen und Prozesse, die verschiedene Personen bzw. Teams involvieren, zu koordinieren
- Ausgeprägte Teamfähigkeit und sehr gutes Kommunikationsvermögen, hohe Organisationskompetenz
- Interkulturelle Kompetenz, sowie serviceorientiertes Denken und Handeln
- Selbstständige, strukturierte und effiziente Arbeitsweise mit Fokus auf Details und Flexibilität
- Fähigkeit Prioritäten zu setzen und termingerecht zu arbeiten
- Sehr gute Deutsch und Englischkenntnisse in Wort und Schrift, Polnischkenntnisse sind von Vorteil
- Sehr gute MS-Office und SAP Kenntnisse, gute Kenntnisse im Umgang mit Onlineinhalten, Onlineangeboten und Kommunikationsmitteln (wie z. B. gängige Videokonferenzsysteme)
Das bieten wir Ihnen
- Ein spannendes Arbeitsumfeld auf einem attraktiven Forschungscampus
- Eine hohe wissenschaftliche Vernetzung und wissenschaftliche Exzellenz
- Die Vergütung und Sozialleistungen nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD-Bund) - u. a. 30 Urlaubstage pro Jahr, Betriebliche Altersvorsorge (VBL)
- Die Vereinbarkeit von Privatleben und Beruf unterstützen wir mit der Möglichkeit zur Teilzeitbeschäftigung und zum mobilen Arbeiten sowie flexiblen Arbeitszeiten
- Eine Vielzahl von Angeboten des betrieblichen Gesundheitsmanagements
- Mitarbeiterrabatte bei namhaften Anbietern über die Plattform Corporate Benefits
- Einen Arbeitgeberzuschuss zum Deutschland-Ticket Jobticket
Wir freuen uns über Ihre Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, etc.), die Sie bitte ausschließlich über unser Online-Bewerbungsportal einreichen.