Assistenz des Wissenschaftlichen Direktors (w/m/d)

Mit Spitzenforschung in den Bereichen ENERGIE, GESUNDHEIT und MATERIE engagieren sich rund 1.500 Mitarbeitende aus mehr als 70 Nationen am Helmholtz-Zentrum Dresden-Rossendorf (HZDR), um die großen gesellschaftlichen Herausforderungen unserer Zeit zu meistern.

Zur Verstärkung der Abteilung Gremien, Recht, Organisation suchen wir Sie als Assistenz des Wissenschaftlichen Direktors (w/m/d).

Die Position ist vorerst auf zwei Jahre befristet - eine Weiterbeschäftigung wird angestrebt.

Das sind Ihre Aufgaben

• Eigenständige Organisation und vorausschauende Pflege des Kalenders des Wissenschaftlichen Direktors: Sie koordinieren Termine, erkennen Terminkonflikte frühzeitig und bereiten Entscheidungsgrundlagen zur Priorisierung vor
• Strukturierung des Tagesgeschäfts des Wissenschaftlichen Direktors: Sie sorgen für effiziente Abläufe, behalten Fristen im Blick und stellen die organisatorische Handlungsfähigkeit sicher
• Erledigung des Schriftverkehrs des Wissenschaftlichen Direktors in deutscher und englischer Sprache (u. a. mit Ministerien sowie nationalen und internationalen Wissenschafts- und Forschungseinrichtungen)
• Organisation und Abrechnung komplexer Dienstreisen des Wissenschaftlichen Direktors
• Organisatorische Vorbereitung von Beratungen und Veranstaltungen sowie Gästebetreuung
• Bearbeitung von Bestellungen und Rechnungen im SAP

Das zeichnet Sie aus

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation, vorzugsweise mit Abschluss als Fachwirt (w/m/d) bzw. Bachelor (Berufsakademie/HAW)
• Mehrjährige einschlägige Erfahrung in einer anspruchsvollen Assistenzfunktion, idealerweise im Umfeld von Leitungsfunktionen
• Sehr gutes Organisationsvermögen sowie die Fähigkeit, auch bei hoher Termindichte den Überblick zu behalten und Priorisierungsvorschläge abzuleiten
• Strukturierte, selbstständige und vorausschauende Arbeitsweise im eigenen Aufgabenbereich
• Ausgeprägte Serviceorientierung und ein sicheres Gespür für professionelle Kommunikation auf unterschiedlichen Ebenen
• Diskretion, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit sensiblen Informationen
• Belastbarkeit, Loyalität, Verantwortungsbewusstsein, Teamfähigkeit
• Sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksweise (Deutsch) sowie gute Englischkenntnisse
• Sicherer Umgang mit MS Office (insb. Outlook) sowie digitalen Arbeitsmitteln, SAP-Grundkenntnisse sind wünschenswert

Das bieten wir Ihnen

• Ein spannendes Arbeitsumfeld auf einem attraktiven Forschungscampus
• Eine hohe wissenschaftliche Vernetzung und wissenschaftliche Exzellenz
• Die Vergütung und Sozialleistungen nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD-Bund) - u. a. 30 Urlaubstage pro Jahr, Betriebliche Altersvorsorge (VBL)
• Die Vereinbarkeit von Privatleben und Beruf unterstützen wir mit der Möglichkeit zur Teilzeitbeschäftigung und zum mobilen Arbeiten sowie flexiblen Arbeitszeiten
• Eine Vielzahl von Angeboten des betrieblichen Gesundheitsmanagements
• Mitarbeiterrabatte bei namhaften Anbietern über die Plattform Corporate Benefits
• Einen Arbeitgeberzuschuss zum Deutschland-Ticket Jobticket

Wir freuen uns über Ihre Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, etc.), die Sie bitte ausschließlich über unser Online-Bewerbungsportal einreichen.