Hinweisgeberportal

Der Vorstand und der Gesamtbetriebsrat des HZDR stimmen darin überein, dass die Einhaltung von Gesetzen sowie internen und externen Regelungen Grundlage des verantwortlichen Handelns des HZDR ist. Das HZDR setzt Vertrauen in seine Mitarbeiter und erwartet von ihnen, dass sie ihr Handeln für das HZDR regel- und gesetzeskonform ausrichten.

Um regelkonformes Verhalten zu gewährleisten, ist es zum Schutz des HZDR sowie aller Beschäftigten notwendig, dass auf nicht korrektes Verhalten reagiert wird. Dies setzt jedoch die Kenntnis von entsprechenden Sachverhalten voraus.

Dieses elektronische Hinweisgeberportal ermöglicht es Ihnen, Verhaltensweisen die unter den abschließenden Themenkatalog der Gesamtbetriebsvereinbarung (GBV) fallen, anonym zu melden. Es dient nicht dem Zweck, die bereits vorhandenen Kommunikationswege am HZDR zu ersetzen, sondern stellt nur eine zusätzliche Möglichkeit zur Abgabe von anonymen Hinweisen dar.

Für alle Personen, die Hinweise geben, gilt der Grundsatz, dass diese Untersuchungen nach sich ziehen können, so dass Hinweise nur bei Vorliegen von konkreten und nachvollziehbaren Anhaltspunkten mitgeteilt werden sollen und der Umgang mit Hinweisen verantwortungsvoll erfolgen soll.

Wie kann ein Hinweis abgegeben werden?

Wenn Sie einen Compliance-Verstoß melden wollen, dann drücken Sie den Button „Vorgang melden“. Danach sind ein Kennwort und eine Überschrift (Schlüsselworte) einzugeben. Weiter mit „Vorgang beginnen“. Auf der nächsten Seite erhalten Sie die Vorgangskennung. Bitte das Kennwort und die Vorgangskennung merken, sonst ist eine weitere Kommunikation nicht mehr möglich. Anschließend können Sie den Compliance-Verstoß melden.

Aufgrund des besonderen Schutzes Ihrer Anonymität und des Vorgangs besteht keine Möglichkeit der direkten Kommunikation zwischen Ihnen und der Ombudsperson. Um im ständigen Kontakt mit der Ombudsperson bleiben zu können, melden Sie sich bitte in regelmäßigen Abständen im Portal an und schauen nach dem aktuellen Stand des Vorgangs.

Bitte beachten Sie, sollte der gemeldete Sachverhalt nicht dem verbindlichen Themenkatalog der GBV (§ 4) entsprechen, wird Ihr Hinweis nicht bearbeitet und aus datenschutzrechtlichen Gründen erfolgt eine Sperrung des Vorgangs und die Löschung der Daten.

Welche Hinweise können über das Hinweisgeberportal abgegeben werden?

Das Hinweisgebersystem dient ausschließlich der Entgegennahme und Bearbeitung von Hinweisen zu Verdachtsfällen von Korruption, anderen wirtschaftskriminellen Straftaten oder ähnlich schweren Verstößen, die das HZDR schädigen können.

A Straftaten (wie z. B. Diebstahl, Unterschlagung, Geheimnisverrat usw.), insbesondere Korruptionsstraftatbestände nach dem Strafgesetzbuch,

Vorteilsannahme § 331 StGB
Vorteilsgewährung § 333 StGB
Bestechlichkeit § 332 StGB
Bestechung § 334 StGB
wettbewerbsbeschränkende Absprachen bei Ausschreibungen § 298 StGB
Bestechlichkeit und Bestechung im geschäftlichen Verkehr § 299 StGB

B Verstöße gegen Verordnungen/Verwaltungsvorschriften des Bundes und des Landes oder externe Richtlinien, wie beispielsweise

Verstoß gegen das Nebentätigkeitsrecht (insb. Trennung dienstlicher und privater Aufgaben, Verbot der Teilung eines Gesamtauftrages in einen dienstlichen und einen privaten Teil)
rechtswidrige Einwerbung, Verausgabung und Abrechnung von Grundfinanzierungs- und Drittmitteln (z. B. im Zusammenhang mit rechtswidrigen Verstößen gegen haushaltsrechtliche Richtlinien oder Zuwendungsbescheide)

C Verstöße gegen interne Vorschriften des HZDR, insbesondere

Verstoß gegen die Richtlinie zur Korruptionsprävention
Verstoß gegen die Zeichnungsregelung
Verstoß gegen die Beschaffungsordnung

Verstöße gegen arbeitsrechtliche Pflichten und Regelungen des HZDR, die nicht unter den Themenkatalog fallen, sind primär im Rahmen des offiziellen Dienstweges zu kommunizieren und zu klären. Das Hinweisgebersystem steht ausdrücklich nicht für allgemeine Beschwerden zur Verfügung.

Wann soll ein Hinweis abgegeben werden?

Wichtig ist, dass Sie sich vor Nutzung des Hinweisgeberportals bewusst machen, dass durch Ihre Meldung Untersuchungen in die Wege geleitet werden können. Geben Sie einen Hinweis daher nach bestem Wissen ab. Bitte beachten Sie, dass die bewusste Mitteilung unwahrer Tatsachen zu unerwünschten Konsequenzen führen kann. Stellen Sie sich daher folgende Frage: Beruht mein Verdacht auf nachvollziehbaren und konkreten Anhaltspunkten? Nur wenn Sie diese mit „Ja“ beantworten können, sollten Sie den Sachverhalt melden.

Was geschieht mit dem Hinweis nach der Abgabe?

Nach Eingang eines Hinweises prüft die Ombudsperson, ob konkrete und nachvollziehbare Anhaltspunkte vorliegen, die auf einen Compliance-Verstoß hindeuten und weitere Untersuchungen erforderlich sind. Gegebenenfalls sind Rückfragen an den (anonymen) Hinweisgeber notwendig und/oder es müssen weitere Dokumente angefordert werden.

Ergibt die Plausibilitätsprüfung, dass die Vorwürfe jeglicher Grundlage entbehren und es sich lediglich um pauschale Verdächtigungen gegen eine oder mehrere Personen handelt, wird dieser Hinweis nicht aufgenommen und nicht weiterverfolgt.

Wenn die Ombudsperson zu dem Ergebnis kommt, dass hinreichend konkrete und nachvollziehbare Anhaltspunkte den Hinweis untersetzen und dieser weiterverfolgt werden soll, werden die Informationen an den Kaufmännischen Direktor übergeben. Der Kaufmännische Direktor entscheidet gemäß dem Verhältnismäßigkeitsprinzip, ob weitere Untersuchungen und von welchem Beauftragten durchgeführt werden.

Der vom Kaufmännischen Direktor festgelegte Beauftragte prüft und untersucht den eingegangenen Hinweis. Das Ergebnis wird dem Kaufmännischen Direktor übermittelt.

Der Kaufmännische Direktor entscheidet über arbeitsrechtliche oder disziplinarische und, je nach Schwere des Compliance-Verstoßes, gegebenenfalls über zivil-/strafrechtliche Maßnahmen.

Wie bekomme ich eine Rückmeldung?

Sofern die Untersuchung Ihres Hinweises abgeschlossen ist, werden Sie im Hinweisgeberportal von der Ombudsperson über den Ausgang des Vorgangs informiert. Aufgrund datenschutzrechtlicher Gründe werden wir Ihnen jedoch keine Details zum Prüfungsergebnis oder weitere Maßnahmen nennen.

Die Kommunikation über das Hinweisgeberportal wird allerdings nur stattfinden können, wenn Sie sich in regelmäßigen Abständen im Hinweisgeberportal anmelden. Andernfalls kann mangels Kommunikationsmöglichkeit keine Rückmeldung erfolgen.

Hier geht es zum elektronischen Hinweisgeberportal

Hinweis: Der Aufruf dieses Links wird (auf den HZDR-Servern) nicht protokolliert.