INSIDER-Newsletter | Ausgabe 02, Juni 2021
Vorstandsbüro erhält Verstärkung
Was macht eigentlich das Vorstandsbüro des HZDR? Eines vorweg: Es ist nicht zu verwechseln mit dem Vorstandssekretariat, das sich um das Tagesgeschäft der beiden Vorstände kümmert. Stattdessen handelt es sich um eine eigene Stabsabteilung, die verschiedenste Angelegenheiten mit Vorstandsbezug bündelt und strategische Projekte koordiniert. Seit kurzem gehört auch das Berufungsmanagement dazu. Außerdem verstärken zwei neue Mitarbeiterinnen das zehnköpfige Team.
Sirit Vellguth, Ann-Kathrin Schatz und Sylvia Maus (v. l.) aus der Stabsabteilung Vorstandsbüro.
Foto: Detlev Müller
Zu Beginn des Jahres 2020 strukturierte das HZDR seine zentrale Infrastruktur um. Ziel dieser Maßnahme war es, inhaltlich ähnliche Aufgaben zu bündeln und die verschiedenen Services nutzerfreundlicher zu gestalten. Im Zuge dessen entstand eine neue Stabsabteilung, die den Vorstand bei der Planung und Durchführung strategischer Projekte unterstützt – das Vorstandsbüro. Die Abteilung, die von Dr. Ann-Kathrin Schatz geleitet und von Sirit Vellguth und Michaela Guder organisatorisch unterstützt wird, ist für insgesamt vier Tätigkeitsbereiche zuständig: Recht und Verträge, Gremienarbeit, Betriebs- und Organisationsentwicklung sowie das Berufungsmanagement.
Über 600 juristische Vorgänge im Jahr
Die Juristinnen des Bereichs Recht und Verträge sind hauptsächlich dafür zuständig, Verträge zu prüfen oder neu zu erstellen – darunter vor allem Kooperations- und Lizenzverträge oder Geheimhaltungsvereinbarungen. Darüber hinaus beantworten sie juristische Anfragen von Mitarbeiter*innen. Um die große Anzahl immer komplexer werdender Rechtsfälle – jährlich sind es über 600 Vorgänge – auch künftig bewältigen zu können, verstärkt Katja Hartmann seit Februar 2021 als dritte Rechtsassessorin neben Merit Grzeganek und Martina Moravcikova den Rechtsbereich. Um das Vertragsmanagement – klassisch die „Vertragsverwaltung“ – kümmern sich zwei ausgebildete Rechtsangestellte, Karina Sattler und Anja Pintaske.
Das Vorstandsbüro koordiniert außerdem die Gremienarbeit. Das bedeutet, dass es die regelmäßigen Treffen der HZDR-Gremien vor- und nachbereitet und alle wichtigen Entscheidungen abstimmt und dokumentiert, die in ihnen getroffen werden. Dies betrifft vor allem das Kuratorium, das als Aufsichtsorgan fungiert, und das beratende Gremium des Wissenschaftlichen Beirats. Zudem betreut das Vorstandsbüro die monatlichen Sitzungen des Vorstands und des Direktoriums.
Ein weiterer Bereich ist die Betriebs- und Organisationsentwicklung, die früher einmal zum Technischen Service gehörte. Hier kümmert sich hauptverantwortlich Thomas Drechsel um das komplette HZDR-Regelwerk rund um die zahlreichen Betriebsanweisungen, wie zum Beispiel die Zeichnungsregelung und die damit verbundenen Handlungsvollmachten. Zudem wird er bei Organisationsänderungen wie Abteilungsgründungen aktiv oder bei der Erfassung, Analyse und Neugestaltung von Prozessen im Kaufmännischen Bereich.
Stärkere Zusammenarbeit mit Hochschulen im Dreiländereck geplant
Als neuen Bereich baut das Vorstandsbüro in diesem Jahr das Berufungsmanagement auf. Hintergrund ist, dass das HZDR den Anteil der Professor*innen am Zentrum perspektivisch erhöhen will. Gleichzeitig stehen in den nächsten Jahren viele Nachbesetzungen von Institutsleitungen an, die in der Regel mit einer Professur an einer Partneruniversität verbunden sind. Weil die Berufungsverfahren viel Organisation und Austausch mit den beteiligten Akteuren erfordern und darüber hinaus bis zu zwei Jahre dauern können, hat sich Dr. Sylvia Maus dem Vorstandsbüro angeschlossen. Die promovierte Völkerrechtlerin begleitet ab sofort Berufungsprozesse von der Ausschreibung bis zur Ruferteilung und steht dabei in ständigem Kontakt mit den beteiligten Partneruniversitäten. Insbesondere mit Hochschulen im Dreiländereck will sie verstärkt zusammenarbeiten – darunter auch Universitäten in Tschechien und Polen.
„Der Start während der Corona-Zeit war nicht einfach, aber dank der berufserfahrenen und motivierten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist die Abteilung gut durch die Krise gekommen“, sagt Leiterin Ann-Kathrin Schatz. „Um die Forschung am HZDR weiterhin bestmöglich zu unterstützen, wollen wir uns jetzt darauf konzentrieren, unsere Services für das Zentrum, aber auch für den Vorstand, kontinuierlich zu verbessern, die täglichen Arbeitsprozesse zu digitalisieren und die Synergien zwischen den vier Bereichen zu heben.“
Kontakt:
Dr. Ann-Kathrin Schatz
Leiterin Vorstandsbüro am HZDR
Tel.: +49 351 260 4803
a.schatz@hzdr.de
