INSIDER-Newsletter | Ausgabe 04, September 2021
„Eine individuelle, vertrauensvolle Zusammenarbeit mit den Instituten und Zentralabteilungen“
Die Personalabteilung wird den Instituten und den Zentralabteilungen des HZDR sogenannte HR-Business-Partner zur Seite stellen. Viele Beschäftigte haben sich gefragt: Was steckt eigentlich hinter dieser Idee? Das hat auch die INSIDER-Redaktion interessiert und wir haben direkt bei Personalleiterin Nadine-Möhring-Lotsch nachgefragt.
Personalleiterin Nadine Möhring-Lotsch
Foto: HZDR / Detlev Müller
Frau Möhring-Lotsch, was versteht man unter HR-Business-Partnern?
Möhring-Lotsch: Bei Human-Ressource-Business-Partnern handelt es sich um Personalerinnen und Personaler, die die Mitarbeitenden und Führungskräfte in den von ihnen betreuten Instituten proaktiv beraten. Sowohl im Kontakt mit Beschäftigten als auch mit Führungskräften kümmern sie sich um die Lösung bestehender Aufgaben – egal ob es sich um eine Vertragsverlängerung, eine Neueinstellung oder spezielle Sorgen und Nöte zum Beispiel im Bereich Gesundheitsmanagement handelt. Die Personalarbeit, die HR-Business-Partner am HZDR leisten, soll in individueller, vertrauensvoller Zusammenarbeit mit den Instituten und Zentralabteilungen entstehen. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können sich außerdem sicher sein: Wenn sie HR-Business-Partnern eine Anfrage stellen, wird diese auch erledigt, ohne dass sie selbst noch einmal nachfragen zu müssen.
Wie sind Sie dazu gekommen, dieses Konzept am HZDR einzuführen?
Aus meiner Sicht ist die proaktive Beratung und Betreuung von Führungskräften und Mitarbeitenden der Grundstein moderner und professioneller Personalarbeit. Dieser Grundsatz hat all meine beruflichen Stationen vor meiner Tätigkeit am HZDR gekennzeichnet. Ich habe vorher beispielsweise an einem anderen Forschungsinstitut gearbeitet, an dem HR-Business-Partner anfangs ebenfalls nicht gang und gäbe waren. Als ich das Konzept dort eingeführt habe, habe ich gesehen, dass viele Kolleginnen und Kollegen dankbar dafür waren. Sie hatten endlich eine feste Ansprechperson, die sich proaktiv um ihre Angelegenheiten gekümmert hat. In meiner Zeit am HZDR habe ich dann registriert, dass auch an den hiesigen Instituten und Zentralabteilungen der Wunsch besteht, dass jemand aus der Personalabteilung vor Ort aktiv ist.
Wie kann man sich die konkrete Umsetzung vorstellen? Werden HR-Business-Partner ihre Büros direkt in den Instituten haben?
Das lässt sich in der Realität wohl nicht umsetzen. Was es stattdessen braucht, ist individuelle Abstimmung. Lassen Sie mich ein Beispiel geben: Eine Personalerin arbeitet bereits seit einiger Zeit als HR-Business-Partner mit einem Institut zusammen. Jetzt wird sie in die Abteilungsleiter-Runden eingebunden, die regelmäßig stattfinden. Das halte ich für eine gute Idee, weil sie dadurch viel mehr über die aktuellen Entwicklungen am Institut erfährt. Sie weiß über zukünftige Projekte Bescheid, kennt den Bedarf an Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und kann bei Vorstellungsgesprächen unterstützen. Dieses Modell möchte ich aber niemandem einfach überstülpen, da der Bedarf in den Instituten und Zentralabteilungen sehr unterschiedlich ist. Alle HR-Business-Partner sollen individuell mit den Instituten und Zentralabteilungen aushandeln, wie sich die Zusammenarbeit gestalten wird.
Wie ist denn der aktuelle Stand bei den HR-Business-Partnern?
Ich wollte dieses Prinzip eigentlich schon im vergangenen Jahr etablieren. Dann aber kam Corona dazwischen. Auch in der Personalabteilung haben wir nur noch über ein Minimum an Kapazitäten verfügt und mussten uns auf die Sicherstellung der Kerntätigkeiten konzentrieren. In den vergangenen Monaten haben wir nun zusätzliches Personal eingestellt, das von den HZDR-erfahrenen Kolleginnen und Kollegen fachlich eingearbeitet wurde und wird. Im Anschluss werden die Neuen dann selbst ihr Wissen und Erfahrungen hinsichtlich proaktiver Beratung weitergeben. Des Weiteren durchlaufen alle Kolleginnen und Kollegen des Teams Personalbetreuung und -beratung gegenwärtig zahlreiche Weiterbildungen, die sie für ihr erweitertes Tätigkeitsspektrum befähigen. Die ersten Abstimmungstermine zwischen den Instituten und Zentralabteilungen und ihren verantwortlichen HR-Business-Partnern sind im September geplant. Ich gehe davon aus, dass es ein langfristiger Prozess sein wird, eine umfassende Betreuung und Beratung zu etablieren. Die Zusammenarbeit muss sich erst entwickeln. Dafür benötigen wir auch die Bereitschaft und Unterstützung durch die Institute und Zentralabteilungen. Um die für das zusätzliche Aufgabengebiet der HR-Business-Partner nötigen Ressourcen zu schaffen, werden wir zudem ab Herbst die Digitalisierung und Überarbeitung der bestehenden Formulare und Prozesse forcieren.
Im Mai haben Sie ja bereits auf die elektronische Gehaltsabrechnung umgestellt.
Das ist nur eines der Projekte, die wir vorantreiben, um analoge Prozesse in der Personalabteilung durch digitale zu ersetzen. Dank unseres Dienstleisters Automatic Data Processing hatten wir kurzfristig die Möglichkeit, eine Gehaltsabrechnung einzuführen, die individuell und digital abgerufen werden kann – übrigens nicht nur die Gehaltsabrechnung selbst, sondern auch die jährliche Lohnsteuer- und die Sozialversicherungs-Bescheinigung. Dadurch reduzieren wir vor allem den Transport der vielen Bescheinigungen, die wir jeden Monat kartonweise erhalten und die Fahrerinnen und Fahrer im ganzen Zentrum verteilen müssen. Außerdem sparen wir jede Menge Papier- und Druckkosten. Und schließlich haben Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter den Vorteil, dass sie jederzeit online auf ihre Unterlagen zugreifen können, wenn sie sie benötigen.
Kontakt:
Nadine Möhring-Lotsch
Leiterin Abteilung Personal am HZDR
Tel.: +49 351 260 3030
E-Mail: n.moehring-lotsch@hzdr.de
